Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Patrick Straub

Weitersburger Weg 3b

56179 Vallendar

Kontakt für alle Datenschutzanfragen: siehe Impressum

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, unserer Inhalte und Leistungen (Personal-Training/Coaching) erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind je nach Verarbeitungszweck Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung), lit. b (Vertragserfüllung/vorvertragliche Maßnahmen) und lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionierenden Betrieb). Bei Gesundheitsangaben (besondere Kategorien personenbezogener Daten, Art. 9 DSGVO) stützen wir uns zusätzlich auf Ihre ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

3. Hosting

Diese Website und die Kunden-/Coach-App laufen auf einem Server in Deutschland. Betrieb und Wartung übernimmt in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter unser IT-Dienstleister Serancon. Der Server selbst ist bei der dataforest GmbH (Marke Avoro) in Deutschland angemietet. Eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt. Alle Verbindungen zum Server sind verschlüsselt (HTTPS); Einzelheiten dazu unter Punkt 12.

4. Protokolldateien

Beim Betrieb entstehen automatisch Protokolldateien. Diese Daten dienen ausschließlich der Fehlerdiagnose, der Sicherheit (z. B. Erkennung von Missbrauch) und der Stabilität des Betriebs (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Im Einzelnen werden geführt:

Für die laufenden Protokolldateien werden die genannten Fristen durch eine automatische Rotation durchgesetzt. Ein Altbestand von 40 bereits früher rotierten Dateien des Anwendungsprotokolls ist davon nicht erfasst: seit dem 13.09.2026 ist auch für ihn ein automatisches Löschen eingerichtet, das erstmals am 03.11.2026 greift und die Frist von 90 Tagen anschließend durchsetzt. Die IP-Adressen in diesen Dateien sind nachträglich gekürzt worden (/24 bzw. /48). Für die öffentliche Website besteht seit dem 20.09.2026 ein eigener Altbestand von 48 Dateien mit derselben Regelung; auch dort sind die IP-Adressen nachträglich gekürzt worden.

5. Kontaktaufnahme / Anfrageformular ("Jetzt Anfrage stellen")

Wenn Sie über das Anfrageformular ein kostenloses Erstgespräch anfragen, erheben wir die von Ihnen eingegebenen Daten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Trainingsziel, Trainingsort, vorhandenes Equipment, gewünschte Trainingsdauer sowie — sofern von Ihnen angegeben — gesundheitsbezogene Hinweise (z. B. Vorerkrankungen, Einschränkungen) und optional hochgeladene Fotos/Videos. Gesundheitsbezogene Angaben sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO; wir verarbeiten sie ausschließlich, wenn Sie beim Absenden des Formulars ausdrücklich einwilligen (Pflicht-Checkbox). Die Daten werden zur Vorbereitung und Durchführung des Erstgesprächs sowie eines möglichen Coaching-Vertrags genutzt (Art. 6 Abs. 1 lit. a und lit. b, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) und sind ausschließlich für Ihren Coach einsehbar.

Nach dem Absenden erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink; erst mit dem Klick auf diesen Link wird die Anfrage wirksam. Bestätigen Sie nicht, wird die Anfrage automatisch nach 48 Stunden vollständig gelöscht. Kommt kein Coaching-Vertrag zustande, wird die Anfrage automatisch 183 Tage (6 Monate) nach ihrem Eingang gelöscht. Näheres zu den Fristen unter Punkt 8.

6. Kundenbereich (nach Vertragsschluss)

Wird aus einer Anfrage ein Coaching-Verhältnis, richten wir Ihnen einen persönlichen Zugang ein. Im Kundenbereich verarbeiten wir zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie — soweit Gesundheitsdaten betroffen sind — auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO):

Unter Konto → Meine Dokumente stellen wir Ihnen die Dokumente zu Ihrem Vertrag als PDF bereit, sobald sie für Ihren Vertrag erzeugt wurden: eine Kopie des zugestellten Vertrags, die mitgeltenden Rechtstexte in der damaligen Fassung und einen Nachweis über Ihre Einwilligungen. Die Dateien werden verschlüsselt gespeichert; bei jedem Abruf wird per Prüfsumme kontrolliert, dass sie unverändert sind. Ihr Coach sieht dieselben Dateien; jeder seiner Abrufe wird im Zugriffsprotokoll festgehalten.

Vor einer Löschung kann Ihr Coach Ihr Konto zunächst deaktivieren: Die Anmeldung ist dann gesperrt, Ihre Daten bleiben aber unverändert gespeichert und die Löschfristen laufen weiter. Die Deaktivierung wird mit Zeitpunkt festgehalten und kann rückgängig gemacht werden.

Zugriff hat ausschließlich Ihr Coach sowie Sie selbst über Ihren Login; eine technische Rollentrennung verhindert den Zugriff über die falsche Domain/Rolle. Wie lange die Daten gespeichert bleiben, steht unter Punkt 8; wie Sie selbst Auskunft, Export und Löschung auslösen können, unter Punkt 10.

7. Einwilligungen und Widerruf

Wir führen drei getrennte Einwilligungen. Sie sind unabhängig voneinander; die freiwilligen sind keine Voraussetzung für die Nutzung:

Zu jeder erteilten oder widerrufenen Einwilligung speichern wir als Nachweis: den exakten Wortlaut, dem Sie zugestimmt haben (als unveränderliche Kopie, damit eine spätere Neufassung des Textes den alten Nachweis nicht überschreibt), die Fassungsbezeichnung dieses Wortlauts, den Zeitpunkt, die Quelle (Anfrageformular, Kundenkonto oder Coach) und die vollständige IP-Adresse, von der die Erklärung abgegeben wurde. Bestehende Einträge werden nie geändert, sondern nur um neue ergänzt.

Im Kundenkonto sehen Sie unter Konto → Einwilligungen jede Einwilligung mit ihrem aktuellen Stand, dem Datum von Erteilung und Widerruf, der Fassung, dem Wortlaut, dem Sie zugestimmt haben, und der vollständigen Historie. Die beiden freiwilligen Einwilligungen können Sie dort mit einem Klick widerrufen und ebenso wieder erteilen; der Widerruf gilt sofort. Die erforderliche Einwilligung zur Coaching-Durchführung widerrufen Sie auf derselben Seite: Hinweis zu den Folgen aufklappen und „Widerruf erklären“ anklicken. Die Erklärung wird sofort mit Zeitstempel dokumentiert und Ihr Coach automatisch benachrichtigt.

Folgen des Widerrufs der Einwilligung in Gesundheitsdaten: Ab dem Widerruf können im Kundenkonto keine neuen Gesundheitsangaben und keine Fotos mehr eingegeben werden (Tracker, Trainingsprotokoll, Check-in, Datei-Anhänge im Chat). Nachrichten an Ihren Coach können Sie weiterhin schreiben. Ihre bisherigen Daten bleiben gespeichert, bis Sie die Abwicklung (Vertragsende und Löschung) mit Ihrem Coach geklärt haben; ansehen, exportieren und ihre Löschung beantragen können Sie sie jederzeit.

Erklärungen zum Vertrag selbst (Annahme der AGB, Kenntnisnahme der Widerrufsbelehrung, Verlangen eines vorzeitigen Leistungsbeginns) erfassen wir derzeit nicht online; sie erfolgen mit den Vertragsunterlagen, die Ihnen per E-Mail zugehen. Solche Erklärungen sind keine Einwilligungen im Sinne des Datenschutzrechts und werden getrennt von den oben genannten Einwilligungen geführt.

8. Speicherdauer und automatische Löschung

Seit dem 7. September 2026 läuft täglich eine automatische Fristenprüfung; sie löscht abgelaufene Daten seit dem 13. September 2026 auch tatsächlich (bis dahin lief sie zur Kontrolle ohne Löschwirkung). Es gelten diese Fristen:

Anknüpfungspunkt der beiden letzten Fristen ist das im Kundenprofil hinterlegte Vertragsende. Solange kein Vertragsende eingetragen ist — etwa während eines laufenden Coachings oder einer Trainingspause —, läuft keine dieser Fristen und das Konto wird von der Automatik nicht angefasst.

Von der automatischen Kontolöschung ausgenommen sind Konten, zu denen Zahlungs- oder Rechnungsdaten gespeichert sind: sie werden stattdessen zur manuellen Prüfung gemeldet, weil für Rechnungsunterlagen gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten können. Die Frist für Check-in-Fotos und -Videos läuft bei diesen Konten unverändert weiter — die steuerlichen Aufbewahrungspflichten betreffen Rechnungsunterlagen, nicht Ihre Bilder. Vorwarnung: Bevor die Automatik Daten nach Ablauf einer Frist löscht, wird Ihr Coach mindestens 14 Tage vorher darauf hingewiesen; gelöscht wird erst danach. So lässt sich zum Beispiel ein falsch eingetragenes Vertragsende noch rechtzeitig korrigieren. Ausgenommen sind nicht bestätigte Anfragen, die nach 48 Stunden ohne Vorwarnung gelöscht werden. Die Dokumente in Ihrem Kundenkonto (siehe Punkt 6) werden zusammen mit dem Konto gelöscht, also 1095 Tage nach Vertragsende. Jede ausgeführte Löschung wird protokolliert; das Löschprotokoll enthält bewusst nur technische Kennungen und Mengenangaben, keine Namen, Adressen oder Inhalte. Die Einträge des Löschprotokolls werden 1095 Tage (drei Jahre) nach der jeweiligen Löschung automatisch entfernt.

Gelöschte Daten bestehen in den Datensicherungen zunächst fort. Eine Sicherung ist ein unveränderlicher Stand zu einem bestimmten Zeitpunkt; einzelne Datensätze lassen sich daraus nicht gezielt entfernen. Sie verschwinden erst, wenn der betreffende Sicherungsstand ausscheidet. Seit dem 13.09.2026 geschieht das automatisch: der älteste vorgehaltene Stand ist rund sechs Monate alt. Spätestens nach diesem Zeitraum sind gelöschte Daten auch aus den Sicherungen verschwunden.

9. Cookies

Wir setzen ausschließlich ein technisch notwendiges Session-Cookie ein, das Ihren Login-Status verwaltet (sicher, "HttpOnly", "SameSite=Lax"). Es dient allein dem Betrieb der Website/App (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Beim Logout wird es sofort ungültig; ohne Logout endet die Sitzung automatisch 7 Tage nach der letzten Nutzung, danach ist eine erneute Anmeldung erforderlich. Wir setzen keine Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies und keine Cookies von Drittanbietern ein.

10. Ihre Rechte

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

Angemeldete Kundinnen und Kunden üben diese Rechte im Kundenkonto unter Konto → Meine Daten & Rechte selbst aus — eine E-Mail oder ein formloser Antrag ist dafür nicht nötig:

Unabhängig davon genügt jederzeit eine formlose E-Mail an die im Impressum genannte Adresse.

11. E-Mail-Versand und E-Mail-Kommunikation

Der Versand aus der App läuft über einen eigenen Mailserver unseres IT-Dienstleisters Serancon (mailserver.serancon.de), der in Deutschland betrieben wird. Ein externer Massenmail- oder Newsletter-Dienst kommt nicht zum Einsatz, eine Übermittlung in ein Drittland findet nicht statt. Die Verbindung zwischen App und Mailserver ist mit STARTTLS verschlüsselt; das Zertifikat des Mailservers wird dabei gegen den System-Zertifikatsspeicher und auf den Hostnamen geprüft. Absenderadresse ist info@ps-bodyforming.de.

Wir versenden an Sie ausschließlich anlassbezogene E-Mails, keine Werbe- oder Newsletter-Mails:

Passwörter werden nicht per E-Mail verschickt. Nicht per E-Mail hinaus gehen Gesundheitsdaten, Check-in-Fotos oder -Videos und Chatnachrichten — diese verlassen den Kundenbereich nicht. Über die Buchung eines Erstgesprächs wird zusätzlich Ihr Coach per E-Mail an seine eigene Adresse benachrichtigt; diese Nachricht enthält Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und Ihr angegebenes Ziel.

Wenn Sie uns von sich aus per E-Mail (Adresse siehe Impressum) kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (Absenderadresse, Inhalt) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO). Das Postfach wird auf demselben Mailserver mit Spam- und Virenfilterung gehostet.

12. Datensicherheit und Verschlüsselung

Die App lässt sich auf dem Mobilgerät wie eine App zum Startbildschirm hinzufügen (Progressive Web App). Dabei legt der Browser ausschließlich Gestaltungsdateien ab — Stylesheets, Schriften, Symbole, die lokal ausgelieferten Programmbibliotheken für Gestaltung und Diagramme sowie eine Hinweisseite für den Fall fehlender Verbindung. Inhalte werden nicht zwischengespeichert: Gesundheitsangaben, Check-in-Fotos und Nachrichten werden bei jedem Aufruf neu vom Server geholt und sind ohne Verbindung nicht verfügbar. Angemeldete Seiten sind zusätzlich als „nicht zwischenspeichern" gekennzeichnet.

Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Werbetechnik ein.

13. Empfänger, Drittanbieter und Drittlandtransfer

Für Hosting, technischen Betrieb, Wartung und den Mailversand setzen wir unseren IT-Dienstleister Serancon als Auftragsverarbeiter ein, der ausschließlich auf unsere Weisung tätig wird. Der Server ist bei einem in Deutschland ansässigen Rechenzentrumsbetreiber angemietet (siehe Punkt 3). Eine Weitergabe Ihrer Daten an sonstige Dritte findet nicht statt, außer wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Seit dem 7. September 2026 werden sämtliche Gestaltungsmittel dieser Anwendung (Anfrageformular, Kunden- und Coach-Bereich) von unserem eigenen Server ausgeliefert: Schriftarten (zuvor Google Fonts), das Gestaltungsgerüst (Bootstrap) und die Diagrammbibliothek (Chart.js) liegen lokal. Beim Aufruf dieser Seiten wird keine einzige externe Adresse kontaktiert; Ihre IP-Adresse wird dadurch an keinen Drittanbieter übertragen. Das ist zusätzlich technisch erzwungen: der Browser erhält eine Content-Security-Policy, die das Laden externer Inhalte unterbindet. Es findet keine Datenübermittlung in ein Drittland außerhalb der EU statt.

Stand: 21. September 2026